Si sou dels que heu de fer factures i les ordres per correu electrònic, segurament utilitzareu les factures electròniques. Però quan no te la paguen, sabies que cal anul·lar-la? Ets nou en aquests temes i no saps com emetre i anul·lar una factura electrònica?
No et preocupis, aquí t'expliquem les claus que has de tenir en compte perquè no et digui res Hisenda. Comencem?
Què és una factura electrònica
Abans, quan no Internet no hi era, la feina era més complicada de trobar fora de la teva ciutat. Però es podia fer. Tot i això, a l'hora de presentar una factura (si eres autònom) per cobrar pel servei, treball o productes que haguessis fet calia enviar-la. Ja fos per fax, per correu postal, certificat, amb la mercaderia…
Amb l'arribada d'Internet, molts van començar a enviar còpies de les factures a través dels correus electrònics, encara que també enviaven una factura amb el producte o bé per correu postal. Tot i això, aquesta pràctica s'ha anat perdent i al final això és una cosa que ja no es fa.
Aleshores, podem dir que s'ha implantat la factura electrònica. Però què és? En realitat, és una factura que s'expedeix i s'envia electrònicament. Dit d'una altra manera, una factura que fas amb l'ordinador (o mòbil o programa) i que envies utilitzant Internet.
Pel Ministeri d'Hisenda, aquesta factura electrònica és exactament igual que la factura en paper, té la mateixa validesa.
Així que podem dir que és una factura tradicional però modernitzada.
Tipus de factures electròniques
Abans de parlar-te de com emetre i anul·lar una factura electrònica has de saber que hi ha dos tipus de factures electròniques.
D'una banda, teniu les factures amb format estructurat. Aquestes són les que es fan habitualment, que tenen un format ja predeterminat i que es fan, bé a mà o automàtic, canviant només les dades del client i la quantia del producte o servei que li serveixes.
D'altra banda, teniu les factures amb format no estructurat. Aquestes encara són més fàcils d'entendre. Imagina't que tens una factura en paper que necessites «digitalitzar». Doncs res com fer-li una foto o bé escanejar-lo en un PDF perquè sigui legal com a factura electrònica.
Com emetre i anul·lar una factura electrònica
Ara sí, anem de ple. Si ets principiant en el tema de les factures, bé perquè hagis obert el teu eCommerce fa poc i no en tinguis ni idea de factures; bé perquè siguis autònom, això et pot anar bé.
Però no és el mateix emetre una factura que anul·lar-la. Així que anirem per parts perquè ho entenguis tot:
Com emetre una factura electrònica
Tal com t'hem dit abans, l'emissió de la factura electrònica es pot fer amb programes, plantilles, manual… L'ideal, si vols crear una marca personal o que els clients et reconeguin fins i tot per les factures, és que creus una plantilla personalitzada i única per a tu (sempre que compleixi amb la legalitat de la factura).
Entre els elements imprescindibles que has de posar hi ha:
- Dades del client. Nom i cognoms (o nom de l'empresa), domicili, NIF o CIF, telèfon i correu electrònic.
- Les teves dades. Igual que això, tot el que hagis de posar per identificar-te.
- Data. La data en què la factura s'emet.
- Número de factura. Això anirà a la part superior i les has de numerar de manera correlativa. És a dir, si l'1 de gener fas una factura, aquesta serà la 1 i la següent que facis serà la 2, ja sigui que la facis al gener, febrer o novembre. Acompanya aquest número l'any. I recorda, cada any nou la numeració es reseteja. Per exemple, l'1 de gener del 2023 fas la factura 1/2023. I l'1 de gener del 2024 si has de fer una altra factura seria 1/2024.
- Descripció del que s'ha fet o comprat. Et recomanem que siguis descriptiu en això per deixar clar el que el client ha comprat.
- Quantitat, preu per unitat i total. Si són productes, és important detallar quants n'ha comprat, quant val un i quin és el total del que ha comprat. En cas del servei, amb posar el total n'hi hauria prou.
- Total + IVA + IRPF. És a dir, el total de la factura a què has de sumar l'IVA i, en cas que se t'apliqui, restar l'IRPF.
- Compte bancari. És important que al final de les factures posis el teu compte bancari perquè paguin aquesta factura.
- Signatura. De vegades que la factura porti la teva signatura serà necessari. Així que podries digitalitzar-la i així tenir-la ja posada a la plantilla.
Amb això ja tindries emesa la factura. I pots fer servir la mateixa plantilla per a totes les altres.
Com anul·lar una factura electrònica
Un error molt comú a l'hora d'emetre factures electròniques és que, si no et paguen, o bé t'has equivocat, pensin que posant «anul·lada» ja estaria. Però, en realitat, no és així.
Segons el Reial decret 1619/2012, les factures no es poden modificar ni eliminar. Així, l'única manera que cal anul·lar-la és mitjançant una factura rectificativa.
I què és això? Doncs es tracta d'una factura que s'emet per corregir, o per modificar les dades duna ja emesa.
Aquesta té una numeració única i el que es fa és per anul·lar una factura que s'hagués emès (normalment es fa abans que s'acabi el trimestre de l'IVA, però també es pot fer després, encara que l'IVA ja hagi estat liquidat).
A més, aquesta factura no comptarà amb l'IVA (ni l'IRPF), només tindrà l'import com a anul·lació. I aquest import anirà en negatiu, no en positiu, perquè el que fem és anul·lar l'import de la factura errònia (ja sigui la darrera que vas fer o una anterior a això). Tampoc no va malament, en la descripció, parlar de la factura que s'està anul·lant (o rectificant).
Et queda ara més clar com emetre i anul·lar una factura electrònica? Has tingut problemes amb aquest tràmit?