Si ets autònom a Espanya, segurament ja has sentit a parlar de la futura obligatorietat d'emetre factures electròniques. Encara que aquest canvi normatiu s'està gestant des de fa anys, cada vegada està més a prop de fer-se realitat per a tot professional que facturi altres empreses o autònoms. Això implica canvis importants tant en la manera de treballar com en la manera de gestionar la comptabilitat.
La factura electrònica no és només un arxiu digital. Perquè sigui và lida legalment, ha de complir una sèrie de requisits tècnics, normatius i funcionals que marquen la diferència respecte a una simple factura en PDF generada a Word o Excel. En aquest article desgranarem en detall què implica aquesta nova obligació, com afecta els treballadors per compte propi, què has de fer per adaptar-te com més aviat millor i evitar possibles sancions.
Què s'entén per factura electrònica i perquè serà obligatòria?
Una factura electrònica és un document digital que substitueix la factura convencional en paper. Però perquè tingui la mateixa validesa legal, ha de complir requisits formals com incorporar-hi un format estructurat (XML, UBL o Facturae), estar signada electrònicament i enviar-se a través d'un canal và lid.
La raó d'aquest canvi ve impulsada per la Llei Crea i Creix (Llei 18/2022), que té com a objectiu modernitzar els sistemes de facturació a Espanya. Aquesta norma va establir que totes les operacions comercials entre empreses i professionals s'hauran de fer mitjançant facturació electrònica. És a dir, a la prà ctica, qualsevol autònom que treballi per a una altra empresa o professional s'haurà d'adaptar.
Aquest canvi no només representa un avenç administratiu, sinó que cerca reduir la morositat, augmentar la transparència fiscal i digitalitzar l'economia. Tot i que en un primer moment sembli una cà rrega més per als autònoms, en realitat pot oferir grans avantatges.
¿ Quan serà obligatòria la factura electrònica per a autònoms?
L'obligació d'emetre factura electrònica no arribarà a tots els autònoms alhora. La llei preveu un calendari progressiu que depèn de la facturació anual i del desenvolupament del reglament tècnic associat.
- Per a autònoms i empreses amb una facturació anual superior a 8 milions d'euros, l'obligació s'activarà un any després de la publicació del reglament tècnic. S'estima que aquest serà a 2025, de manera que l'obligació arribaria a 2026.
- Per a la resta d'autònoms (amb facturació inferior), el termini s'amplia a dos anys després de l'aprovació del reglament, El que ens porta a 2027 com a data lÃmit.
Tot i que molts professionals poden començar a emetre factures electròniques de forma voluntà ria des de ja, adaptant-se amb anticipació al canvi, és recomanable estar atents als terminis oficials.
Qui està obligat i qui en queda fora?
L'obligació d'emetre factures electròniques aplica únicament a relacions comercials B2B (entre empreses o professionals). Per tant, si factures a particulars (B2C), continuaràs podent emetre factures en paper o PDF sense estructura.
També hi haurà exempcions per a certes operacions, com ara:
- Vendes al detall amb entrega directa al consumidor, on es fa servir tiquet.
- Serveis sense obligació de facturar.
- Operacions fora d'Espanya si no estan subjectes a la llei espanyola.
Avantatges d'adoptar la factura electrònica
Més enllà de l'obligació legal, la factura electrònica comporta beneficis molt rellevants per a la gestió dià ria dels autònoms:
- Estalvi de costos: evites impressió, sobres, correu postal, emmagatzematge fÃsic…
- Millor organització: totes les factures centralitzades al núvol, accessibles des de qualsevol dispositiu.
- Reducció d'errors: els programaris automatitzen cà lculs d'impostos i eviten errors humans.
- major seguretat: l'ús de signatura digital garanteix l'autenticitat del document.
- Agilitat administrativa: ideal per presentar impostos o portar la comptabilitat digitalment.
Quins formats de factura electrònica estan permesos?
No tot fitxer digital es considera factura electrònica và lida. Per complir la normativa, s'exigeix que la factura estigui en un format estructurat i certificat. Els principals formats acceptats són:
- Facturae: està ndard espanyol obligatori per facturar organismes públics.
- UBL: format internacional que facilita la interoperabilitat.
- XML CII: format promogut per les Nacions Unides per a la facturació global.
- EDIFACT: norma ISO utilitzada en intercanvi de dades electròniques comercials.
A més, aquests han d'anar acompanyats d'una signatura electrònica avançada o utilitzar tecnologia EDI per garantir la integritat i autenticitat.
Obligacions addicionals del nou sistema
El nou sistema de facturació no es limita a l'enviament de factures electròniques.
- Registre de l'estat de les factures: tant emissor com receptor han d'informar si van ser acceptades, rebutjades, pagades o cedides.
- Conservació digital: les factures electròniques s'han d'emmagatzemar durant 4 anys en format accessible per a inspecció.
- interoperabilitat: els sistemes han de ser compatibles entre proveïdors i permetre l'intercanvi sense friccions.
- Comunicació amb Hisenda: si no s'utilitza la solució pública de l'AEAT, cal enviar còpia de les factures a través de la seva plataforma.
Quin programari necessito per emetre factura electrònica?
Per adaptar-te a la nova normativa, necessitaràs comptar amb un programa de facturació electrònica que compleixi els requisits tècnics marcats per Hisenda i les lleis nacionals.
- Que funcioni al núvol i s'actualitzi automà ticament.
- Que estigui preparat per generar factures a Facturae o UBL.
- Que permeti la signatura electrònica.
- Que sigui integrable amb altres eines de comptabilitat, bancs, etc.
Algunes solucions destacades al mercat són Holded, Declarando o Quipu. Aquestes plataformes estan dissenyades especÃficament per a autònoms i petites empreses.
Quins són els passos per emetre una factura electrònica?
El procediment no és gaire diferent d'emetre una factura tradicional, però has de tenir en compte els passos següents:
- Instal·la un programari compatible.
- Configura el teu certificat digital.
- Prepara els camps obligatoris: número correlatiu, data, dades de l'emissor i client (NIF, adreça…), descripció detallada del servei o producte, impostos aplicables, total desglossat.
- Signatura electrònicament la factura si cal.
- Envia al destinatari per canal digital và lid.
- Desa una còpia accessible per a inspecció almenys 4 anys.
Sancions per no emetre factures electròniques
Infringir aquestes obligacions pot portar a multes que van des de els 3.000 fins els 60.000 euros. Algunes de les sancions més rellevants són:
- 3.000 € per cada factura no emesa electrònicament quan sigui obligatori.
- 6.000 € per errors en l'emmagatzematge o la conservació de les factures.
- Fins a 60.000 € per no complir amb mesures de privadesa i seguretat.
- Fins a 50.000 € si utilitzes un programari de facturació no homologat després dels terminis legals.
El Kit Digital com a ajuda per a la transició
El Govern ofereix a través del programa Kit Digital ajudes de fins a 12.000 euros per contractar solucions digitals, incloent-hi programes de facturació electrònica. Aquestes subvencions estan finançades amb fons europeus i són a fons perdut, per la qual cosa no les hauràs de tornar.
El termini per sol·licitar-les finalitza el 31 d'octubre de 2025 per a empreses amb més de tres empleats. Els autònoms amb menys de tres treballadors podran presentar sol·licituds fins al desembre del 2026.
Agents digitalitzadors com Declarando poden ajudar-te a sol·licitar el bo sense cost addicional i assessorar-te sobre quin programari s'adapta millor a les teves necessitats.
Incorporar la factura electrònica als vostres processos pot representar un pas important cap a la transformació digital, permetent optimitzar recursos, millorar el control financer i reduir riscos. Com més aviat et familiaritzis amb les eines i requisits, més beneficis podràs obtenir i menys dificultats enfrontaràs en la transició.